MyPeopleDoc : Guide Complet du Coffre-Fort Numérique RH

MyPeopleDoc, désormais connu sous le nom d’UKG HR Service Delivery, représente une avancée majeure dans la gestion des ressources humaines. Ce coffre-fort numérique offre aux entreprises une solution innovante pour simplifier et optimiser la gestion documentaire. Découvrons ensemble les caractéristiques et avantages de cette plateforme révolutionnaire.

Caractéristiques principales et fonctionnalités de MyPeopleDoc

MyPeopleDoc se distingue par ses nombreuses fonctionnalités conçues pour faciliter le quotidien des services RH et des collaborateurs. Au cœur de son offre, on trouve :

• L’automatisation de la distribution des documents RH
• La gestion dématérialisée des flux documentaires
• L’archivage, le classement et l’horodatage des documents

Ces fonctionnalités permettent aux entreprises de gagner en efficacité tout en réduisant leur empreinte carbone. La plateforme propose un espace de stockage de 10 Go gratuit pour chaque utilisateur, avec une conservation des documents pendant 50 ans chez CDC Arkhinéo. Cette solution est accessible sur ordinateur, tablette et smartphone, offrant une flexibilité optimale aux employés.

Parmi les documents pris en charge, on retrouve :

• Les bulletins de paie
• Les contrats de travail
• Les avenants
• Les attestations diverses

La distribution s’effectue généralement le dernier jeudi/jour ouvré de chaque mois, assurant ainsi une régularité appréciable.

Avantages pour les entreprises et les employés

L’intégration de MyPeopleDoc au sein d’une organisation présente de nombreux atouts, tant pour l’employeur que pour les collaborateurs. Voici un aperçu des principaux bénéfices :

L’un des avantages majeurs pour les salariés est la possibilité d’accéder à leurs documents antérieurs fournis par l’employeur jusqu’à 5 ans après leur départ de l’entreprise. Cette fonctionnalité facilite grandement la gestion administrative personnelle, même en cas de changement de poste.

Sécurité et conformité légale

La sécurité des données et la conformité légale sont au cœur des préoccupations de MyPeopleDoc. La plateforme garantit :

• Une authentification sécurisée à deux facteurs (2FA)
• La conformité avec le RGPD et les autres réglementations locales
• Des bulletins de paie numériques ayant la même valeur légale que les versions papier

Cette approche rigoureuse permet aux entreprises de bénéficier des avantages de la dématérialisation tout en restant assurées de la légalité et de la sécurité de leurs opérations RH.

Il est important de noter que la signature du bulletin de paie par l’employeur est facultative en France, et que l’acceptation par le salarié n’est pas obligatoire. Cette flexibilité simplifie encore davantage le processus de gestion des paies.

Accessibilité et alternatives

MyPeopleDoc propose une interface utilisateur intuitive, permettant une prise en main rapide par les salariés. Pour ceux qui rencontreraient des difficultés ou qui préfèrent le format papier, l’employeur est tenu de continuer à fournir le bulletin papier sur demande. Un délai de prévenance de 3 mois est généralement appliqué pour un retour au format papier.

Bien que MyPeopleDoc soit une solution complète, d’autres options existent sur le marché. Parmi les alternatives notables, on trouve :

1. Paycor
2. Rippling
3. Ciel Paye

Ces solutions concurrentes offrent également des fonctionnalités intéressantes et peuvent convenir à différents types de structures selon leurs besoins spécifiques.

En choisissant MyPeopleDoc, les entreprises optent pour une solution moderne et flexible qui répond aux enjeux contemporains de la gestion des ressources humaines. Cette plateforme permet non seulement de gagner en efficacité, mais contribue également à l’atteinte des objectifs RSE en réduisant l’utilisation du papier. Une véritable révolution numérique au service des équipes RH et de l’ensemble des collaborateurs.